Seis problemas contables que enfrentan los pequeños y medianos negocios.

Cuando se es dueño de un negocio pequeño mediano, nuestro mayor anhelo es que nuestro emprendimiento no solo cubra sus gastos, sino que sea un éxito y nos dé el máximo de bienestar para nosotros y nuestras familias.

Sin embargo, cuando nos embarcamos en esta aventura, nos damos cuenta de que tenemos que no solo brindar un servicio o producto excelente a nuestros clientes, sino que también debemos tener nuestros papeles en orden y cumplir con una serie de requisitos que nos imponen no solo el Estado sino también el Gobierno Federal.

Llevar a cabo todas estas responsabilidades puede ser aún mayor para los dueños de los negocios cuando hablamos de contabilidad: ya sea porque la contabilidad en sí misma no sea fácil para la mayoría de personas o porque se requieren de entrenamiento y conocimientos que, en la mayoría de los casos, los dueños de estos pequeños o medianos negocios, no poseen.

Para ayudarlos a asegurarse que están haciendo todo lo se pueda para maximizar sus ganancias y estar en cumplimiento con sus obligaciones fiscales y tributarias, acá les damos una lista de los problemas más comunes que tienen los dueños de negocios cuando se habla de contabilidad:

1. No cuentan con un software de contabilidad: muchos de los dueños de pequeños negocios no cuentan con un software contable que les permita tener reportes financieros, ya sea mensuales o anuales, que les permitan tener un control en la rentabilidad del negocio. En muchos casos, sólo se basan en los balances del banco y dejan todo en manos de su preparador de impuestos al fin del año para que determinar si es que hubo ganancias o pérdidas. Lo cual es MUY riesgoso, y los deja a merced de una incertidumbre total.
2. ¡Tienen su software o programa contable pero no lo usan! – En muchos casos los dueños de pequeños o medianos negocios, cuentan con programa de contabilidad, pero no lo usan o los usan de manera inadecuada, ya sea por falta de entrenamiento en materias contables, falta de tiempo o no tener una persona que se encargue de la contabilidad internamente. Muchas veces estas tareas de contabilidad y libros contables les demandan tanto tiempo que terminan por no usar estas herramientas.
3. No contar con reportes financieros mensuales: Muchos pequeños negocios fallan al no tener reportes, o al menos piensan que teniendo un reporte de vez en cuando o al final del año es suficiente, lo cual es un grave error y los lleva a tomar decisiones de negociones sin base o con poca certeza. No tener reportes precisos en caso de que haya inversionistas interesados en tu negocio denota una falta de seriedad en el manejo del negocio y les puede dar una imagen errónea de tu negocio. Adicionalmente, revisando y analizando reportes financieros mensualmente, se pueden detectar fallos o irregularidades en el negocio y actuar de manera rápida y eficiente para solucionarlos.
4. Tienes los números, pero están equivocados… Muchas veces nos encontramos con empresarios que nos comentan: “si, ese es mi Estado de Ganancias y Pérdidas, pero, está mal…” Si se cuentan con un software contable pero esta mal estructurado y la data no está reconciliada, los reportes financieros no te servirán de mucho y corres el riesgo de terminar pagando impuestos demás o deduciendo gastos no permitidos, lo cual te puede ocasionar un dolor de cabeza a futuro.
5. Mezclar gastos personales con gastos de negocio: este es un error común en las empresas pequeñas y medianas. Mezclar estos tipos de gastos no sólo hará más difícil tener una idea clara de tus deducciones de negocios y ganancias reales, sino que te puede traer serios problemas en caso de una auditoría, adicionando multas, penalidades e intereses a tus obligaciones tributarias o de impuestos. Adicionalmente a esto, en la mayoría de los casos, se terminan pagando más en impuestos ya que no se tiene una data clara para maximizar gastos y sacar provecho de los beneficios fiscales que se pueden usar para determinar el ingreso taxable del negocio.
6. No tener un control adecuado de la nómina: Este es uno de los temas más complejos que enfrentan los dueños de negocios debido a la cantidad de regulaciones, procedimientos y fechas de cumplimiento para el reporte de las remuneraciones, deducciones de nómina de los empleados y obligaciones de los empleadores, es siempre recomendable que se tercerice esta parte, pero que se lleve una adecuada reconciliación en los libros de la empresa para asegurar no solo se esta cumpliendo con el pago de los trabajadores sino también reportando adecuadamente los pagos del empleador que son deducibles de impuestos.